Egy vállalkozás elején természetes, hogy szinte mindent te csinálsz, ezért sokáig fel sem merül benned egy virtuális asszisztens bevonása. Válaszolsz az e-mailekre, kezeled az időpontokat, elkészíted az ajánlatokat, számon tartod a határidőket, frissíted a weboldalt, intézed az adminisztrációt – és közben természetesen azt a munkát is el kellene végezned, amiért maga a vállalkozás létrejött. Egy ideig ez működik.
Aztán egyszer csak azt veszed észre, hogy egész nap dolgozol, mégis egyre több az elmaradás. A fontos feladatok mellé folyamatosan érkeznek az apróbb teendők, a nap végére pedig éppen arra nem marad időd, amivel valóban előrébb vihetnéd a vállalkozásodat.
Ilyenkor általában nem az a probléma, hogy nem dolgozol eleget, hanem az, hogy túl sok mindent próbálsz egyedül kézben tartani.
De honnan tudhatod, hogy elérkezett az idő egy virtuális asszisztens bevonására?
1. Folyamatosan azt érzed, hogy nincs elég időd
Reggel még pontosan tudod, mit szeretnél aznap elvégezni. Aztán jön néhány e-mail, egy sürgős ügyfélkérés, egy időpont-módosítás, egy dokumentum, amit gyorsan el kell küldeni – és máris teljesen máshol tartasz, mint tervezted.
Ha rendszeresen úgy ér véget a napod, hogy sok mindent csináltál, mégsem jutottál előre a valóban fontos feladatokkal, érdemes megnézni, mire megy el valójában az időd.
Sokszor nem egyetlen nagy feladat terheli túl a vállalkozót, hanem rengeteg apró teendő, ezek jelentős része pedig delegálható.
2. Az adminisztráció elkezd felhalmozódni
Egy megválaszolatlan e-mail önmagában nem probléma. Egy el nem mentett dokumentum sem. Ahogy egy elfelejtett visszahívás sem feltétlenül okoz komoly gondot.
Amikor azonban ezek rendszeressé válnak, már jelzik, hogy a háttérfolyamatok kezdenek kicsúszni a kezedből.
Az adminisztráció ritkán az a terület, amely közvetlenül bevételt termel, mégis alapvetően meghatározza, mennyire rendezett egy vállalkozás működése.
Egy jó háttérrendszerben tudod, hol vannak a dokumentumok, milyen feladatok várnak rád, kinek kell válaszolni és mi a következő lépés.
3. Olyan feladatokat végzel, amelyekhez valójában nincs szükség rád
Ez az egyik legfontosabb kérdés, amit vállalkozóként időnként érdemes feltenned magadnak:
Ezt valóban nekem kell megcsinálnom?
Az ügyféllel való szakmai konzultációt valószínűleg igen.
De az időpont egyeztetését?
Egy dokumentum formázását?
Adatok rögzítését?
E-mailek rendszerezését?
Egy táblázat frissítését?
Nem feltétlenül.
Ha a munkaidőd jelentős részét olyan feladatokra fordítod, amelyeket más is el tudna végezni, akkor a saját idődet használod a vállalkozás egyik legdrágább erőforrásaként olyan munkára, amely nem igényli a személyes jelenlétedet vagy szakértelmedet.
Egy virtuális asszisztens éppen ezekből a napi, időigényes háttérfeladatokból tud átvenni, miközben a szakmai döntések továbbra is nálad maradnak.
4. A növekedésre már nem marad időd
Van egy érdekes pont egy vállalkozás életében: annyi munka van, hogy minden idődet kitölti, mégsem tudsz tovább növekedni.
Nincs időd új szolgáltatáson gondolkodni.
Nincs időd marketinggel foglalkozni.
Nincs időd kapcsolatokat építeni.
Nincs időd fejleszteni a működésedet.
Tulajdonképpen a vállalkozásodban dolgozol, de a vállalkozásodon már alig.
Ez az egyik legerősebb jele annak, hogy bizonyos feladatokat érdemes átadni.
5. Egyre több minden csak a fejedben létezik
„Majd észben tartom.”
Egy darabig működik, aztán egyre több ügyfél, határidő, feladat, dokumentum és ötlet kerül a rendszerbe, és egyszer csak túl sok mindent kell fejben tartani.
Ilyenkor már nem feltétlenül újabb alkalmazásra van szükséged. sokkal inkább rendszerre.
Egy virtuális asszisztens értéke nem pusztán abban rejlik, hogy elvégez bizonyos feladatokat. Abban is segíthet, hogy kialakuljon egy átláthatóbb működés: legyen helye az információknak, követhetőek legyenek a folyamatok, és ne minden rajtad keresztül működjön.
6. Az ügyfélélmény kezd megsínyleni a túlterheltséget
Lehet kiváló a szolgáltatásod, ha közben az érdeklődő napokig nem kap választ.
Lehet remek a szakmai munkád, ha az ügyfélnek többször kell érdeklődnie egy dokumentum vagy időpont miatt.
Az ügyfél ugyanis nemcsak azt érzékeli, mit kap tőled, hanem azt is, milyen veled együttműködni.
A gyors kommunikáció, az átlátható folyamatok, a pontos adminisztráció és a következetes ügyfélkezelés mind része annak a képnek, amely kialakul a vállalkozásodról.
A háttérben végzett munka ezért sokszor láthatatlan, de a hatása viszont nagyon is látható.
7. Már tudod, mit kellene átadnod – csak még mindig te csinálod
Ha már azon gondolkodsz, milyen feladatokat tudnál átadni egy virtuális asszisztensnek, valószínűleg a delegálás gondolata sem új számodra.
Talán már van is egy listád:
- e-mailek,
- időpontok,
- adminisztráció,
- dokumentumok,
- adatrögzítés,
- weboldal-frissítés,
- ügyfélkezelés.
Pontosan tudod, mely feladatoktól szabadulnál meg szívesen, mégis hónapok óta te végzed őket.
Sok vállalkozó azért halogatja a delegálást, mert úgy érzi, egyszerűbb gyorsan saját maga megcsinálni valamit, mint elmagyarázni másnak. Rövid távon valóban lehet így.
Hosszú távon azonban minden olyan feladat, amelyet kizárólag te tudsz elvégezni, még jobban hozzád köti a vállalkozás működését.
A delegálás célja nem az, hogy mindent átadj, hanem az, hogy te azzal foglalkozhass, amihez valóban rád van szükség.
Nem feltétlenül több időre van szükséged
Amikor túl sok a feladat, az első gondolat gyakran az, hogy több idő kellene, pedig egy nap továbbra is 24 órából fog állni.
A valódi kérdés inkább az, hogyan használod azt az időt, amely rendelkezésedre áll.
- Mit kell feltétlenül neked elvégezned?
- Mit lehet egyszerűsíteni?
- Mit lehet automatizálni?
- És mit lehet átadni valaki másnak?
Egy jól működő vállalkozás hátterében nem az áll, hogy a tulajdonosa mindent maga csinál hanem az, hogy tudja, minek hol van a helye.
Ha pedig a fenti hét pont közül többnél is magadra ismertél, lehet, hogy nem még egy hatékonyabb napirendre van szükséged. Lehet, hogy elérkezett az ideje annak, hogy ne neked kelljen minden szerepet egyszerre betöltened.
Szeretnéd átláthatóbbá tenni a vállalkozásod hátterét?
A WebMuse virtuális asszisztencia szolgáltatásával abban segítek, hogy a háttérfeladatok rendezettebbé, a folyamatok követhetőbbé váljanak, neked pedig több figyelmed maradjon arra, ami valóban a te feladatod.
Nem tudod még pontosan, mit lenne érdemes kiszervezned? Beszéljük át.
